Рано или поздно всем приходится переехать, причины могут быть разными, офис стал слишком маленьким для растущей компании или слишком дорогим. Это достаточно хлопотный и длительный процесс, особенно если у вас большое помещение, много сотрудников. Координатору придется поработать, составить план, чтобы компания не потерпела ущерба. В любом случае есть много плюсов, например можно избавиться от ненужного хлама и мусора, сплотить коллектив при сборе вещей. Оптимальное время для подготовки: 1-1,5 месяца (всё зависит от размеров компании), возможен и быстрый вариант на 1-2 недели. Перейдем к составлению плана:
- Найти подходящий офис, подписать все нужные документы, обязательно проверить помещение, не забыть уведомить и согласовать все детали переезда с предыдущим арендодателем.
- Конечно же первым делом нужно оповестить сотрудников компании, клиентов и партнёров о грядущем переезде. Так как у них могут возникнуть трудности с дорогой в новый офис, им нужно будет продумать удобный маршрут. Так же можно провести экскурсию для работников, по новому помещению и распределить рабочие места.
- Составить план (схему) рабочих мест, розеток для каждого из них, а так же расстановка мебели и прочего.
- Провести полную инвентаризацию и составить список, помимо подсчета вещей, подумать какую мебель нужно будет разбирать.
- Лучше заранее подготовится и найти компанию по грузоперевозкам, купить упаковочный материал (этим может заняться мувинговая компания и непосредственно грузчики, которые поедут к вам).
- Сбор всех документов, упаковка инвентаря и маркировка коробок.
- Возможная разборка мебели (этим так же могут заняться грузчики, непосредственно перед загрузкой).
День транспортировки лучше выбрать под конец рабочей недели или выходные, многие крупные компании делают это ночью. Возможно будет целесообразно вызвать две бригады грузчиков и две машины, чтобы всё прошло ещё быстрее и все могли приступить к работе уже через несколько дней. Муверы вынесут все вещи, загрузят по машинам, довезут до точки, выгрузят и занесут в новое помещение. С качественным планом, вы уложитесь в график и переезд в новый офис пройдет успешно!
