Рано чи пізно усім доводиться переїжджати, причини можуть бути різними, офіс став занадто маленьким для компанії, що росте, або занадто дорогим, бо збільшуються ціни на аренду. Це досить клопіткий та тривалий процес, особливо якщо у вас велике приміщення, багато співробітників. Координатору доведеться поклопотатися, скласти план, щоб компанія не зазнала збитків, не втратила час. У будь-якому випадку є багато плюсів, наприклад можна позбутися непотрібного мотлоху і сміття, згуртувати колектив при зборі речей. Оптимальний час для підготовки: 1-1,5 місяці (все залежить від розмірів компанії), можливий швидкий варіант за 1-2 тижні. Перейдемо до складання плану:
- Знайти офіс, який відповідає всім вимогам, підписати всі необхідні документи, обов'язково перевірити приміщення, не забути повідомити та узгодити всі деталі переїзду з попереднім орендодавцем.
- Обов'язково, потрібно повідомити співробітників компанії, клієнтів і партнерів про майбутній переїзд, щоб для них це не було неприємним сюрпризом. Бо у зв’язку із цими змінами можуть виникнути проблеми з дорогою до нового офісу, для них потрібно буде продумати зручний маршрут, виділити час. Буде добре провести екскурсію для працівників, новим приміщенням, розподілити офісний простір.
- Намалювати план (схему) робочих місць, розеток для кожного з них, а також розміщення меблів та врахувати непередбачені клопоти.
- Провести повну інвентаризацію, скласти список, окрім підрахунку речей, подумати які меблі потрібно буде розбирати.
- Краще заздалегідь підготуватися та знайти компанію вантажних перевезень, купити пакувальний матеріал (цим може зайнятися мувінгова компанія та безпосередньо вантажники, які приїдуть до вас).
- Збір усіх документів, упаковка інвентарю та маркування коробок.
- Можливе розбирання меблів (цим також можуть зайнятися такелажники безпосередньо перед завантаженням).
День транспортування краще вибрати під кінець робочого тижня або вихідні, багато великих компаній роблять це вночі. Можливо, буде доцільно викликати дві бригади вантажників, а також дві машини, щоб все пройшло ще швидше і всі могли приступити до роботи вже через кілька днів. Мувери знесуть усі речі, завантажать у машини, довезуть до точки прибуття, і занесуть речі у нове приміщення. З якісним планом, ви зможете вкластися у графік. Переїзд до нового офісу пройде успішно!
